Как мы организуем дизайн-завтраки

Более трёх лет дизайн-цех Бындюсофт проводит дизайн-завтраки в Челябинске. Это встречи дизайнеров в уютной непринуждённой атмосфере, где каждый может высказаться на заданную тему про дизайн. За эти три года ко мне несколько раз приходили с вопросами, как организовать подобные встречи, поэтому я решила написать статью на эту тему и ответить в ней на все вопросы, которые мне задают.

Зачем нам это надо

Дизайн-завтраки — это возможность сделать город лучше для дизайнеров, чтобы Челябинские дизайнеры не чувствовали себя одинокими и непонятыми, чтобы имели возможность высказаться, получить ответы на свои вопросы, поделиться опытом. Если «в нашем городе ничего не происходит», то надо самим что-то сделать.

Как собралась команда организаторов

В нашей компании несколько дизайнеров. Я предложила ребятам новую активность — встречи дизайнеров, и они меня поддержали. Вот так и набралась команда.

С командой хорошо, но можно и без команды, можно организовывать такие встречи и в одиночку. Главное начать, со временем появятся заинтересованные люди, которые захотят участвовать в организации.

Место проведения

Чаще всего мы проводим встречи в кофейне, иногда в конференц-зале, если встреча в формате докладов.

Критерии выбора кофейни

1. При выборе кофейни важно удобно разместиться всем участникам. В идеале — отдельное помещение или хотя бы большой стол или несколько рядом стоящих столиков. Для начала хватит стола на 10 человек.
2. Хороший кофе и завтрак.
3. Бесплатное предоставление помещения или небольшой депозит.
4. Наличие проектора, большого экрана или хотя бы белой стены, но это необязательно. Проектор может понадобиться, если нужно что-то показать или вместе, глядя на один экран, записывать выводы обсуждения.

Что, кроме кофейни?

Конференц-залы, библиотеки, летом поляна или скамейка в парке, офис IT-компании или студии. Недостатки этих мест в том, что там нет еды и напитков, на некоторых площадках и со своим вход запрещён. Атмосфера не такая ламповая как в кофейне, не располагает к открытому общению. Большое преимущество конференц-залов — хорошая вместимость и всё необходимое для чтения лекций. Бар тоже подходит, если встреча проходит вечером.

Как найти место и договориться

Для начала надо вспомнить, какие уютные заведения есть в вашем городе, погулять по центру, поспрашивать у знакомых, поискать в интернете. Перед тем, как начинать диалог с заведениями, надо посмотреть помещение, соответствует ли оно критериям. После этого поговорить с владельцами или ответственными за проведение мероприятий. Некоторые площадки можно арендовать только за деньги. В некоторых кофейнях разрешают проводить мероприятия бесплатно, но при условии, что каждый гость сделает заказ на определённую сумму. Есть площадки, которые могут предоставить помещение бесплатно, если их интересы пересекаются с вашими, например, развитие сообщества художников или образовательная миссия.

Расходы

Наша позиция — минимум расходов, мы ищем бесплатные места проведения. Мероприятие должно быть бесплатным для всех. Каждый тратится только на завтрак, который покупает себе в кофейне или вообще не тратится, если мероприятие проходит в конференц-зале.

Как набирали аудиторию

У компании есть группа в ВК и канал в ТГ. Мы анонсировали наши мероприятия там, просили коллег и друзей делать репосты. Также мы договаривались с админами местных сообществ в ТГ о репостах. Мы создали специальный чат для Дизайн-завтраков, где собираем сообщество.

Что делаем на встрече

Контент

Чаще всего дизайн-завтраки проходят в формате беседы на заданную тему.

В первое время мы генерировали идеи тем дизайн-цехом Бындюсофт, потом выбирали одну из них для встречи, заранее задавали несколько вопросов к ней, их же включали в анонс.

На сложные и редкие темы лучше подготовиться фасилитатору. Хорошо начинать встречу с короткого доклада или подготовить небольшую презентацию, чтобы выстроить канву беседы. В последнее время призываем сообщество делать доклады, и люди включаются. Но это произошло не сразу, через год-полтора. Сейчас бывает так, что встреча полностью состоит из докладов.

Когда наш чатик наполнился людьми, мы спрашивали, какие темы им интересны. Но это плохо работает, лишь единицы что-то предлагают. Некоторые пишут, что готовы пообщаться на любую тему, какую мы предложим. Таким людям не важно прийти к какому-то пониманию, у них есть потребность в общении с людьми из своей сферы деятельности, чтобы почувствовать себя в кругу своих. Особенно это актуально тем, кто работает дома без коллектива.

Мы пробовали запускать опросы в чате, предлагали проголосовать за тему, выбирали победившую и обсуждали её на встрече. Люди охотно голосовали, но приходили либо те, кто вообще не голосовал, либо те, кто голосовал за другую тему.

Модерация

Встреча длится полтора часа. Первые полчаса уходят на сборы и заказ еды.

Обычно всё идёт само. Люди просто начинают участвовать и высказываться. Но когда людей на встрече больше 10 человек, надо её модерировать: оставаться в рамках темы, давать высказаться каждому. Уходы от темы неизбежны, иногда надо позволить людям высказаться, иногда — мягко вернуть в русло темы.

Ещё мы пробовали фиксировать всё, что наговорили или схематизировали на встрече.

Технические средства

Можно обойтись совсем без технических средств, но удобнее иметь проектор, если планируются доклады.

Обычно мы не записываем встречи. Всё что было на дизайн-завтраке — остаётся на дизайн завтраке. Но запрета на запись нет.

Как часто проводить встречи

Первые полгода мы проводили встречи раз в две недели, потом осознали, что это слишком часто, люди не успевали соскучиться, темы иссякли и люди тоже. Потом стали проводить встречи по запросу, нашему внутреннему или запросу сообщества, это было где-то раз в месяц-два. Сейчас проводим встречи раз в месяц.

Алгоритм подготовки к мероприятию

1. Выбери тему встречи. Найди докладчиков, если нужно.
2. Найди место проведения.
3. Выбери время проведения.
4. Создай событие на таймпад.
5. Подготовь текст анонса и сделай яркую картинку к нему.
6. Анонсируй мероприятие.
7. Подготовься к теме.
8. Проведи встречу.
9. После встречи поделись фоточками и собери фидбэк.

Заключение

Мы провели уже 33 дизайн-завтрака, 2 из них в Санкт-Петербурге. Чат вырос почти до 300 участников. К нам приходят не только дизайнеры, но и разработчики, QA-инженеры и просто интересующиеся дизайном. Мы рады знакомиться с новыми людьми, обмениваться опытом и вдохновляться.

Бындюсофт также организует QA-митапы и встречи разработчиков.

Если есть вопросы, пишите, охотно отвечу. ТГ: @alenavalter